CASO DE ÉXITO

La información la entregó Gustavo Vargas, IT Manager de MODELLA Group. El ejecutivo, manifestó que la puesta en marcha de los actuales sistemas, con el apoyo de Informat, es mucho más que un nuevo proceso tecnológico, es un cambio de modelo de negocios.

Luego de tres años, tiempo que incluyó implementación y puesta en marcha de un sistema que no fue capaz de atender los requerimientos de MODELLA Group, compañía del sector retail centrada en la creación y administración comercial de marcas de vestir y que tiene un estrecho vínculo comercial con Europa y Oriente, la actual administración decidió hacer un cambio de sistema de gestión en junio de 2010. El proveedor elegido fue Informat y el producto Microsoft Dynamics AX.
Gustavo Vargas, IT Manager de MODELLA Group, explica que la compañía había registrado con el antiguo sistema una experiencia traumática. “Cuando se tomó la decisión de cambiarlo, lo primero fue considerar una metodología que fuera sinónimo de garantía y éxito. Fue también el momento de una rigurosa evaluación de la tecnología, de su implementación y de la consultoría involucrada. Los primeros resultados no fueron alentadores. Indicaban que teníamos operativo un sistema que siendo robusto no era el más indicado para el giro de nuestro negocio. Adicional a ello, la compañía a cargo de la implantación no tenía todo el conocimiento que nosotros necesitábamos”, precisa.

El ejecutivo aclara, en detalle, que en una compañía del sector retail, como es el caso de MODELLA Group, que representa en el mercado nacional a marcas del prestigio de Trial, Perry Ellis, Jockey, Mavianni, Hugo Boss y Florsheim, factores como el manejo de la talla y el color son variables claves para una conducción económica exitosa y que pueden ser determinantes en los resultados finales de la compañía. El software de gestión, por tanto, junto con incluir esas variables, debía considerar aspectos de logística y distribución. “Entonces, si el sistema no administraba y no controlaba esos datos, aunque fuera bueno, no era el indicado. Eso generó un caos y una problemática en los procesos de administración, obligando a crear aplicaciones para atender puntualmente esos requerimientos. No había un trabajo eficiente que nos facilitara la gestión”, subraya Vargas.
Con la problemática definida, el experto cuenta que fueron los profesionales de Microsoft, habiendo comprobado que los requerimientos eran reales y estaban perfectamente identificados, quienes iniciaron el acercamiento con Informat. “En un sencillo cuestionamiento se definió qué hacíamos, cuándo y por qué. Con las respuestas comprobamos que nunca habíamos hecho ese ejercicio y que se había implantado un buen software de gestión, pero no el software de gestión que esta empresa necesitaba”. Vargas enfatiza que previo a un proceso de implantación es clave conocer con detalle los procesos, el funcionamiento y demandas de la compañía, así como también visualizar el comportamiento de su estructura administrativa y expectativas de mercado, ya que así se decide mejor el tipo de sistema que se va a poner en marcha.
Junto con evaluar a Informat también se estudiaron a muchas compañías de la red de Microsoft, dentro y fuera de Chile. Por tres meses se conoció lo que cada uno había hecho y cómo lo habían realizado. Eso, mientras el antiguo sistema seguía funcionando, aunque la decisión de reemplazarlo por otro ya estaba tomada y las medidas para ello se habían comenzado a impulsar. El primer paso fue definir un grupo de usuarios líderes compuesto por los mejores de cada área, que, además de seleccionar el implantador, también encabezó el proceso de cambio al nuevo software.
“Se optó finalmente por Informat por su experiencia y conocimiento en tecnología Microsoft, además de ser un proveedor local con trayectoria en el desarrollo de sistemas de gestión y soporte post venta. Sus referencias en el mercado fueron lo suficientemente satisfactorias para nuestras expectativas. A quienes consultamos destacaron su continuidad en los procesos de implantación y su cercanía con los proyectos y las necesidades de los clientes”, señala el ejecutivo. Como resultado final del trabajo conjunto se decidió iniciar la implantación de Microsoft Dynamics AX en junio de 2010. En forma inmediata se modelaron las dimensiones financieras y de inventario. Microsoft Dynamics AX está pensado para empresas del sector retail e incluye módulos de gestión para puntos de venta.
Este proyecto se dividió en dos etapas. Por un lado, estabilización de los procesos que existían y que estaban soportados por el ERP anterior y una segunda fase que corresponde a la incorporación de todas las mejoras provistas por el nuevo software. “La puesta en marcha del sistema fue perfecta. En primer lugar, una dirección comprometida con el proceso y sus etapas. Segundo, una organización involucrada con la transformación. Tercero, un grupo de usuarios líderes que condujeron según un plan debidamente bien trazado la implantación, modelando información y requerimientos. Y cuarto, un proveedor que conoce la tecnología y comparte su conocimiento para que los sistemas atiendan requerimientos específicos. Hoy podemos afirmar que estamos listos para crecer y por ello es que ya se han considerado proyectos de CRM y Business Intelligence, entre otros, como iniciativas adicionales en un futuro inmediato”, concluye Gustavo Vargas.